Koniec roku obrotowego to dla spółek z o.o., spółek komandytowych i innych firm prowadzących księgi rachunkowe początek najbardziej pracowitego okresu w kalendarzu. Trzeba zamknąć księgi, sporządzić sprawozdanie finansowe, rozliczyć podatek dochodowy, zwołać zgromadzenie wspólników i złożyć dokumenty do rejestru. Każdy z tych obowiązków ma swój termin, a ich przekroczenie może skończyć się karą dla zarządu. Porządkujemy najważniejsze informacje.
Kto sporządza sprawozdanie finansowe?
Obowiązek sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego dotyczy wszystkich jednostek prowadzących pełną księgowość. Są to przede wszystkim:
- spółki kapitałowe: spółki z o.o., proste spółki akcyjne i spółki akcyjne,
- spółki komandytowe i komandytowo-akcyjne,
- spółki jawne i partnerskie, których przychody przekroczyły ustawowy próg,
- przedsiębiorcy jednoosobowi, którzy przekroczyli limit przychodów lub dobrowolnie wybrali księgi rachunkowe,
- fundacje, stowarzyszenia i inne organizacje prowadzące księgi rachunkowe.
Z czego składa się sprawozdanie?
Zakres sprawozdania zależy od wielkości firmy. Małe jednostki mogą korzystać z uproszczeń, a mikrojednostki z jeszcze dalej idących ułatwień. Podstawowe elementy to:
- wprowadzenie do sprawozdania finansowego,
- bilans, czyli zestawienie aktywów i pasywów na dzień bilansowy,
- rachunek zysków i strat, pokazujący wynik finansowy za rok,
- informacja dodatkowa, objaśniająca dane liczbowe.
Większe podmioty sporządzają także zestawienie zmian w kapitale własnym i rachunek przepływów pieniężnych. Niektóre firmy muszą dodatkowo przygotować sprawozdanie z działalności i poddać sprawozdanie badaniu przez biegłego rewidenta.
Kalendarz obowiązków
Dla firm, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, terminy wyglądają następująco:
| Termin | Obowiązek |
|---|---|
| do 31 marca | sporządzenie i podpisanie sprawozdania finansowego |
| do 31 marca | złożenie zeznania CIT-8 i zapłata podatku za rok |
| do 30 czerwca | zatwierdzenie sprawozdania przez zgromadzenie wspólników |
| 15 dni od zatwierdzenia | złożenie sprawozdania do Repozytorium Dokumentów Finansowych KRS |
Jeśli rok obrotowy firmy nie pokrywa się z kalendarzowym, terminy liczy się od dnia bilansowego. Warto też pamiętać, że spółka, która sporządza sprawozdanie, przekazuje je również urzędowi skarbowemu, choć w przypadku podmiotów wpisanych do KRS odbywa się to zwykle przez system Ministerstwa Finansów lub repozytorium.
Forma elektroniczna i podpisy
Sprawozdania finansowe sporządza się w formie elektronicznej, w ustrukturyzowanym formacie określonym przez Ministerstwo Finansów. Podpisuje je osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg, oraz kierownik jednostki. W spółce z o.o. jest to cały zarząd, czyli każdy członek zarządu. Podpis składa się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, profilem zaufanym lub podpisem osobistym z e-dowodu.
Częsty problem pojawia się wtedy, gdy członek zarządu nie ma profilu zaufanego albo przebywa za granicą. Warto zadbać o to wcześniej, a nie w ostatnim tygodniu marca.
Zgromadzenie wspólników
Zatwierdzenie sprawozdania to zadanie zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Poza zatwierdzeniem sprawozdania wspólnicy podejmują uchwały w sprawie podziału zysku lub pokrycia straty oraz udzielają członkom zarządu absolutorium z wykonania obowiązków. Protokół i uchwały trzeba przygotować starannie, bo składa się je razem ze sprawozdaniem do KRS.
Co grozi za spóźnienie?
Niezłożenie sprawozdania finansowego w terminie to nie tylko formalność. Konsekwencje mogą być poważne:
- odpowiedzialność karna członków zarządu z ustawy o rachunkowości, w tym grzywna,
- wszczęcie przez sąd rejestrowy postępowania przymuszającego i nałożenie grzywny,
- w skrajnych przypadkach postępowanie o rozwiązanie spółki bez likwidacji,
- problemy z uzyskaniem kredytu, leasingu czy udziałem w przetargach, bo kontrahenci i banki sprawdzają dokumenty w KRS.
Jak przygotować się do zamknięcia roku?
Sprawne zamknięcie roku zaczyna się jeszcze w grudniu. Kilka praktycznych wskazówek:
- Przeprowadź inwentaryzację: spis z natury zapasów, potwierdzenia sald z kontrahentami, uzgodnienie stanu środków na rachunkach.
- Przekaż księgowej wszystkie dokumenty za grudzień jak najszybciej.
- Wyjaśnij nierozliczone zaliczki, pożyczki od wspólników i nierozliczone należności.
- Ustal z biurem harmonogram: kiedy będzie gotowy projekt sprawozdania, kiedy podpisy, kiedy zgromadzenie.
- Sprawdź, czy wszyscy członkowie zarządu mają narzędzie do podpisu elektronicznego.
Wsparcie przy zamknięciu roku
Sprawozdanie finansowe wymaga wiedzy, doświadczenia i dobrej organizacji pracy. Dlatego większość spółek powierza ten obowiązek biuru rachunkowemu, które prowadzi księgi przez cały rok i zna historię firmy. Biuro Rachunkowe PRIMUS w Radomiu specjalizuje się w kompleksowej obsłudze małych i średnich firm. Właścicielka biura ma certyfikat Ministerstwa Finansów uprawniający do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych i doświadczenie w księgowości od 1993 roku. Pełna księgowość Radom w wydaniu PRIMUS obejmuje bieżące prowadzenie ksiąg, rozliczenia podatkowe i przygotowanie rocznego sprawozdania finansowego.
Podsumowanie
Sprawozdanie finansowe trzeba sporządzić do końca marca, zatwierdzić do końca czerwca i złożyć do KRS w ciągu 15 dni od zatwierdzenia. Każdy etap wymaga podpisów, uchwał i dokumentów. Dobra organizacja i współpraca z doświadczonym biurem rachunkowym sprawiają, że zamknięcie roku przestaje być stresującym wyścigiem z terminami.
